Системы электронного документооборота на предприятии

Деятельность любого предприятия, от маленькой частной фирмы до производственного гиганта, связана с созданием и переработкой большого количества документов. Правильно их создать, систематизировать и надежно сохранить  — вот основная функция документооборота. Электронные системы документооборота (СЭД) позволяют успешно автоматизировать целый ряд задач на предприятии:

1. Создание новых распорядительных документов (служебных записок, распоряжений, карт-заявок и др.) средствами встроенного текстового редактора или вызываемого приложения. Использование стандартизированных шаблонов для единообразия документационного обеспечения предприятия.
2. Создание типовой автоматизированной процедуры (маршрута) согласования и утверждения документации.
3. Электронное согласование и рассылка, позволяющие сократить непродуктивные и значительные потери времени делопроизводителей и инициаторов создания документа.
4. Создание структурированного хранилища распорядительной и нормативной документации. Структура хранилища настраивается в зависимости от специфики документооборота на предприятии. Хранение всей информации на одном сервере.
5. Назначение пользовательских прав доступа к файлам, защита от несанкционированного доступа. Часть документации (например, кадрового или финансового характера) может быть доступна только для определенного круга лиц, а для остальных пользователей — скрыта.
6. Прослеживаемость истории создания, редактирования и согласования.
7. Быстрый поиск в электронном архиве, настраиваемый по многим параметрам (поиск по ключевому слову, по инициатору документа, по дате создания, по названию и т.п.).
8. Автоматизированный контроль исполнения документов и задач, этот инструмент СЭД позволяет его использовать для показателей премирования и KPI.
9. Возможность создания так называемых «проектов» с большим количеством участников и подзадач.

Современные электронные системы документооборота позволяют автоматизировать работу целого отдела на предприятии и даже решить часть задач управленческого характера. Многофункциональность и универсальность СЭД делает их незаменимыми при решении задач документооборота на предприятиях любой формы собственности и хозяйственной деятельности. Находясь на нашем сайте, вы с легкостью можете заказать установку подобной системы, или же заказать настройку программы 1С.